Jak zaplanować Development Centre w firmie?
Organizując Development Centre należy mieć na uwadze szereg zmiennych i czynników, które mają znaczenie nie tylko dla sprawnej organizacji całego projektu jak też jego merytorycznej jakości. Zwłaszcza organizując taką diagnozę po raz pierwszy w firmie lub obejmując nią dużą grupę pracowników należy szczególnie starannie przemyśleć i zaplanować poszczególnej etapy.
Gdy wybraliśmy już grupę uczestników badania i określiliśmy jego szczegółowe cele powinniśmy przystąpić do wyboru kompetencji, które będą oceniane i zdefiniowaniu wskaźników. Jeżeli dysponujemy firmowym modelem kompetencji możemy oprzeć się na nim, w przeciwnym razie należy zaplanować w jaki sposób zostanie zbudowany profil oczekiwań. Najczęściej można liczyć na wsparcie ze strony firmy doradczej, którą wybraliśmy do realizacji projektu. Niemniej należy pamiętać o tym, że profesjonalna firma powinna pomóc w wyborze i sformułowaniu kompetencji w oparciu o zgromadzone informacje i diagnozę potrzeb, a nie przedstawić “rozwiązanie z półki”. Najczęściej będzie to wymagało analizy dokumentacji firmowej (np. istniejącego systemu ocen, opisów stanowisk) jak również rozmowy z przełożonymi uczestników, przedstawicielami HR, czasami klientami wewnętrznymi / zewnętrznymi, niekiedy z Zarządem firmy. Warto też pamiętać o tym, że nawet jeśli w organizacji funkcjonuje model kompetencji to najczęściej będzie on wymagał przełożenia na wskaźniki obserwowalne podczas procesu Development Centre.
Ponieważ etap sformułowania oczekiwań w postaci profilu kompetencyjnego ma kluczowe znaczenie dla realizacji celów projektu watro zarezerwować na te działania odpowiednią ilość czasu, tak aby wszystkie ważne informacje i perspektywy mogły zostać uwzględnione.
Kolejnym krokiem po zbudowaniu profili kompetencji i wskaźników zachowań jest zbudowanie koncepcji badania oraz sposobu jego komunikacji w firmie. W szczególności koncepcja merytoryczna powinna zawierać dobór ćwiczeń, macierz kompetencji w ćwiczeniach, założenia dotyczące harmonogramu sesji oraz wymagań logistycznych (liczby sal, liczby asesorów, godzin posiłków, itp.). Za tą część odpowiedzialna jest firma doradcza, choć w praktyce równolegle jest to również moment na opracowanie harmonogramu całego projektu co wymaga od HR określenia terminów poszczególnych sesji, doboru uczestników do poszczególnych grup, terminów opracowania i przekazania raportów, sposobu dostarczenia raportów uczestnikom, czasu przeprowadzenia feedback’ów, itp.
Opracowanie samej koncepcji sesji, gdy znany jest profil kompetencyjny nie jest szczególnie czasochłonne. Jednak przygotowanie ćwiczeń i wszystkich materiałów na sesję oceny wymaga czasu, zwłaszcza jeśli planujemy duży projekt, który będzie realizowany w kilku grupach i oczekujemy w związku z tym kilku zestawów ćwiczeń.
Za komunikację projektu w firmie najczęściej odpowiada dział HR. Jest to bardzo ważny etap z punktu widzenia odpowiedniej motywacji uczestników projektu. Konieczne jest zakomunikowanie celów badania, przekazanie informacji na czym ono polega, jakie będą efekty badania, do czego będą wykorzystane wyniki, jakie informacje uzyskają uczestnicy, kiedy mogą się spodziewać wyników i informacji zwrotnej. Wato też przekazać informacje o tym jak do oceny należy podejść, jak się przygotować itp. Wszystko to służy obniżeniu stresu i niepewności oraz zbudowaniu pozytywnego i otwartego nastawienia uczestników co przekłada się na ich funkcjonowanie w dniu sesji.
Kolejny element, który należy uwzględnić na etapie planowania projektu to udział asesorów wewnętrznych/ obserwatorów z firmy. Jeżeli zależy nam na tym, aby na sesji lub sesjach byli obecni przedstawiciele działu HR, przedstawiciele kadry kierowniczej czy firmowi asesorzy musimy zarezerwować czas na ich przygotowanie do udziału w sesji. Należy również wcześniej określić z firmą doradczą rolę obserwatorów, ich udział w dyskusji asesorów i in. Dobrym rozwiązaniem jest zorganizowanie odprawy asesorów przed sesją, ale nie w dniu sesji. Daje to wszystkim większy komfort przygotowania. Należy pamiętać, że asesorzy/obserwatorzy z firmy, aby nie czuli się zagubieni muszą zrozumieć harmonogram, dokładnie znać swoją rolę, zasady obowiązujące w dniu sesji, muszą mieć świadomość czasu trwania sesji i dyskusji asesorów. Jeśli mają brać udział w ocenie muszą także doskonale znać profil kompetencyjny, ćwiczenia oraz sposób prowadzenia obserwacji i ewidencji. W zależności więc o tego jakie mają wcześniejsze doświadczenia w roli asesora i jaki ma być ich udział w planowanym projekcie należy z wyprzedzeniem przygotować odprawę lub szkolenie, które może trwać nawet cały dzień.
Podsumowując należy powiedzieć, że działania, które należy zaplanować i przeprowadzić przed sesją lub sesjami Development Centre zajmują od tygodnia do nawet trzech tygodni, w zależności od wielkości projektu (czyli liczby uczestników), istniejących w organizacji rozwiązań, wcześniejszych doświadczeń firmy w realizacji tego typu projektów, i in.. Realizacja sesji i opracowanie raportów w przypadku jednej 6 – 8 osobowej grupy to kolejny tydzień. Przy projektach dla kilkudziesięciu osób ten etap może trwać nawet miesiąc.
