Jak zaplanować proces Assessment Center – analiza przypadku, część pierwsza
Kluczową kwestią w planowaniu Assessment Center jest zrozumienie oczekiwań stanowiska oraz opracowanie adekwatnego profilu kompetencji. Należy pamiętać, że chociaż w różnych firmach z danej branży struktury, procesy i zakresy zadań mogą być zbliżone, to jednak istnieją też znaczące różnice, tym bardziej związane z kulturą i wartościami organizacji. Dla efektywności planowania Assessment Centre bardzo ważna jest otwarta komunikacja i jasne wyrażanie potrzeb i oczekiwań klienta, od samego początku współpracy z firmą doradczą. Pozwala to zapewnić trafność całego procesu oraz szybkość jego realizacji.
Projektując profili kompetencji należy wziąć pod uwagę szereg czynników, wśród których najważniejsze to:
- Cel istnienia stanowiska
- Zakres odpowiedzialności i realizowane zadania
- Poziom i zakres decyzyjności
- Powiązania z innymi uczestnikami procesów, klientami wewnętrznymi oraz zewnętrznymi.
- Wartości organizacji
- Wyzwania i cele stawiane przed stanowiskiem pracy
- Kluczowe czynniki sukcesu na stanowisku
Zwykle rozpoczynamy od analizy opisu stanowiska pracy. W niektórych organizacjach możemy napotkać na opisy zawierające także wymagania, w tym również pożądane kompetencje. Jak jednak podejść do sprawy, jeśli organizacja nie dysponuje opisem stanowiska pracy.
W celu zilustrowania całego procesu projektowania oceny kandydatów posłużmy się przykładem. Firma z branży retail zwróciła się do nas z prośbą o przeprowadzenie Assessment Centre na stanowisko Product Manager.
Nie mogąc oprzeć się na dokumentacji firmowej, w szczególności opisie stanowiska pracy oraz nie mając wcześniejszych doświadczeń we współpracy z tą organizacją poprosiliśmy o spotkanie z przedstawicielem działu HR oraz bezpośrednim przełożonym. Celem tego spotkania było zebranie informacji na temat firmy i stanowiska, w tym wymienionych powyżej, oraz przełożenie oczekiwań na język kompetencji. Podczas dwugodzinnego spotkania dowiedzieliśmy się także, jakie zmiany i cele organizacja będzie wdrażać i realizować w najbliższej przyszłości, jaka cechuje ją kultura, jakie są kluczowe czynniki sukcesu na stanowisku, o którym mowa, a także jaki profil osobowości jest poszukiwany przez przełożonego. Ta ostatnia kwestia okazała się mieć szczególne znaczenie dla przełożonego, z racji na specyfikę zespołu oraz menedżerów współpracujących. Po spotkaniu opracowaliśmy jego pisemne podsumowanie, zawierające specyfikację wszystkich kluczowych dla stanowiska wymagań oraz pożądanych kompetencji i cech osobowości.
Kolejnym krokiem było opracowanie szczegółowego profilu kompetencji oraz osobowości kandydata na stanowisko Product Managera. W oparciu o zgromadzone informacje określiliśmy sześć kompetencji, dla których sformułowaliśmy definicje, a następnie wskaźniki behawioralne.
W opracowanym profilu kompetencji znalazły się:
- Otwartość na zmiany
- Nastawienie na rezultat
- Zarządzanie zespołem
- Zarządzanie procesami
- Myślenie strategiczne
- Odwaga kierownicza
Zaproponowaliśmy pięciostopniową skalę oceny. Dla każdego poziomu skali zostały zdefiniowane wskaźniki zachowania, charakterystyczne dla tego poziomu.
Drugim elementem profilu oczekiwań był profil osobowości. Na podstawie uzyskanych informacji zdecydowaliśmy się na diagnozę osobowości zawodowej w oparciu o test MPA (Master Person Analysis). Pozwala on ustalić preferowane zachowania, postawy i cechy osoby testowanej w trzech obszarach – siła ego, czynniki społeczne, styl pracy – przy pomocy dziewięciu głównych cech.
Test ten realizowany jest online, a jego wypełnienie zajmuje kandydatowi około 20 – 30 minut. Na podstawie udzielonych odpowiedzi generowany jest raport ilustrujący dopasowanie do oczekiwanego profilu oraz szczegółowe informacje na temat funkcjonowania zawodowego kandydata.
Po opracowaniu profilu kompetencji oraz osobowości przekazaliśmy efekty do zatwierdzenia/zweryfikowania naszemu Klientowi. Po wyjaśnieniu pewnych kwestii i odpowiedzi na pytania w krótkiej telefonicznej rozmowie, uzyskaliśmy potwierdzenie obydwu profili.
W tym momencie mogliśmy przystąpić do kolejnego etapu projektowania sesji, czyli sporządzenia matrycy kompetencji w ćwiczeniach i opisania zarysów ćwiczeń, sporządzenia harmonogramu sesji oraz określenia założeń organizacyjnych. Wszystkie te elementy składają się na tzw. Zarys Projektu, który przedkładamy klientowi do akceptacji.
