Struktura rozmowy feedback’owej po DC – cztery ważne kroki zanim zaczniesz omawiać ocenę kompetencji.

Development Center rożni się od Assessment Center ze względu na cel, którym jest przede wszystkim rozwój pracownika w organizacji. Z tego powodu kluczowym elementem procesu jest informacja zwrotna dla uczestnika. Pytanie jak ją przeprowadzić, ile powinna trwać i czy istnieje jakaś najlepsza struktura, którą należy się posłużyć to częste pytania pojawiające się podczas szkolenia asesorów.

Odpowiedź na pytanie dotyczące długości sesji feedback’owej jest prosta. Najczęściej taka rozmowa zajmuje od jednej do półtorej godziny, jeśli uczestnik wziął udział w całodniowej sesji, badającej standardowo od 5 do 8 kompetencji. W przypadku procesów skróconych, trwających pół dnia i diagnozujących 2 – 4 kompetencje feedback należy zaplanować na około 30 – 45 minut.

Bez względu na liczbę badanych kompetencji feedback po Development Center powinien zawierać te same kluczowe etapy. Naturalnie rozmowa z każdą osobą przebiega inaczej i powinna być przez asesora zaplanowana wcześniej w ramowy sposób, między innymi w zależności od uzyskanych wyników, prezentowanej na sesji postawy, obserwacji związanych z funkcjonowaniem na sesji, stylu myślenia i komunikacji danej osoby. Jednak ta szczegółowa strategia powinna bazować także na kilku zasadniczych etapach i dobrych praktykach sprawiających, że feedback jest dla uczestnika procesem uporządkowanym, czytelnym, zrozumiałym i motywującym. Na poniższym schemacie są zaprezentowane poszczególne elementy struktury takiego feedbacku.

Jak widać na schemacie rozpoczynamy rozmowę od określenia jej celów, co buduje na początku poczucie bezpieczeństwa uczestnika. Oczywiście cele rozmowy wynikają z celów całego procesu, o których także warto przypomnieć. Na tym etapie ważnym jest aby powiedzieć jakie będą efekty rozmowy dla pracownika, czyli informacja o mocnych stronach, obszarach do rozwoju, rekomendacje rozwojowe, ewentualnie Indywidualny Plan Rozwoju. Przed określeniem agendy spotkania warto poznać perspektywę uczestnika, czyli jego wrażenia z sesji i ogólną samoocenę. Taka kolejność jest uzasadniona tym, że treści jakie przekaże nam uczestnik powinny być uwzględnione przez asesora w agendzie spotkania i rozłożeniu akcentów.  Jest to także moment, aby upewnić się czy i jakie wcześniejsze doświadczenia uczestnik ma w ramach tego typu procesów.

Pytania, które warto zadać na tym etapie to:

• Czy masz wcześniejsze doświadczenia z podobnymi projektami?, jeśli tak to jakie?, jakie widzisz różnice?
• Jakie miałeś wrażenia z aktualnego projektu, z tego dnia?
• Jakie refleksje ci się pojawiły po wszystkim?
• Które zadanie poszło Ci najlepiej?
• Które było najmniej udane?

Wszystkie te informacje są bardzo ważne dla asesora i powinien je uwzględnić w strategii feedbacku. Dzięki temu uczestnik ma również realne poczucie, że rozmowa będzie miała charakter dialogu a jego odczucia i refleksje są ważne dla asesora. Kolejny krok to prezentacja agendy spotkania. Na tym etapie omawiamy plan spotkania, czas trwania, kolejność wątków, strukturę raportu, zasady (dialog, zadawaj pytania itp.). Czwarty krok to omówienie metodologii badania. W zależności od wcześniejszych doświadczeń uczestnika ta część spotkania może być bardziej lub mniej rozbudowana. W przypadku uczestnika  biorącego wielokrotnie udział w podobnych projektach zapewne będzie krótsza. Niemniej powinniśmy omówić jakie kompetencje badaliśmy, jaka jest skala oceny, w jakich ćwiczeniach jakie kompetencje były oceniane oraz co gwarantuje obiektywizm oceny (czyli kwestie wielości ocen, obserwacji przez zespół, integracji wyników, itp.).  Jest to bardzo ważny element dla budowania profesjonalnego wizerunku i zaufania do metody, szczególny nacisk na te informacje powinniśmy położyć jeśli uczestnik wyraził krytyczne opinie i wrażenia z sesji oceny. Koniecznie do tych obiekcji należy się odnieść wyjaśniając dlaczego sesja wyglądała tak a nie inaczej.

Dopiero teraz przechodzimy do prezentacji wyników sesji. Najczęściej ta część rozmowy feedback’owej zajmuje około 10 minut. Praktyka pokazuje, że jest to kluczowe dla przebiegu kolejnych etapów. Warto więc poświęcić ten czas, aby zapewnić efektywność procesu i zbudować właściwe nastawienie oraz zaangażowanie uczestnika w feedback.