Struktura rozmowy feedback’owej po Development Center – jak przekazać ocenę kompetencji
Bez względu na liczbę badanych kompetencji feedback po Development Center powinien zawierać te same kluczowe etapy. Naturalnie rozmowa z każdą osobą przebiega inaczej i powinna być przez asesora zaplanowana wcześniej w ramowy sposób, między innymi w zależności od uzyskanych wyników, prezentowanej na sesji postawy, obserwacji związanych z funkcjonowaniem na sesji, stylu myślenia i komunikacji danej osoby.
Jednak ta szczegółowa strategia powinna bazować także na kilku zasadniczych etapach i dobrych praktykach sprawiających, że feedback jest dla uczestnika procesem uporządkowanym, czytelnym, zrozumiałym i motywującym. Pierwsze cztery etapy opisywaliśmy wcześniej. Teraz czas przejść do feedbacku zasadniczego, czyli rozmowy o poziomie kompetencji i ich rozwoju. Na poniższym schemacie są zaprezentowane poszczególne elementy struktury całego feedbacku i miejsce oceny kompetencji.
Jak widać na schemacie ocena kompetencji to dopiero piąty etap rozmowy, na który z niecierpliwością czeka uczestnik feedbacku. Powinniśmy więc zacząć od prezentacji uzyskanych wyników w ramach wszystkich badanych kompetencji. W tym celu posługujemy się wykresem lub tabelą zawierającą wyniki ilościowe, wsparte kluczowymi wnioskami w zakresie mocnych i słabych stron. To także właściwy moment na reakcję uczestnika. Zanim więc przejdziemy do omawiania wniosków warto zapytać o to, jak ocena ilościowa z sesji ma się do samooceny. Pomocne pytania to: Czy jest tu coś zaskakującego? Co jest największym zaskoczeniem? Które kompetencje oceniasz wyżej? Które oceniasz niżej? Dlaczego? Należy pozwolić uczestnikowi wypowiedzieć się i okazać szacunek i zrozumienie dla jego perspektywy oraz podsumować obszary największych rozbieżności oraz zgodności ocen. Reakcje i wypowiedzi uczestnika są bardzo ważne w tym momencie i asesor powinien odnosić się do nich w dalszym etapie, czyli podczas omawiania jakościowej oceny kompetencji, a więc konkretnych zachowań zaprezentowanych w poszczególnych ćwiczeniach na sesji.
Etap 6 to zasadnicza i jednocześnie najdłuższa część feedbacku. Często pojawia się pytanie o kolejność omawiania kompetencji. Decyduje o niej asesor, mając na względzie maksymalizację zaangażowania uczestnika i jego korzyści. Czasami, jeśli asesor tak zdecyduje, może zapytać uczestnika od czego chciałby zacząć, pamiętając jednak o ryzyku jakie to ze sobą niesie. Chodzi o to, aby nie zaczynać od obszarów największych rozbieżności, co może niekiedy skutkować „zawieszeniem się” uczestnika na tej jednej kompetencji i utrudnić pójcie dalej. Doświadczony asesor potrafi ocenić czy takie ryzyko istnieje i zdecydować o kolejności poruszanych zagadnień. Niekiedy raport, więc poszczególne kompetencje, jest omawiany po kolei, co dla części uczestników jest najbardziej naturalnym procesem. Na tym etapie należy pamiętać o omówieniu zarówno mocnych jak i słabszych stron w ramach kompetencji z równą starannością i wnikliwością. Absolutnie niedopuszczalne jest poświęcanie więcej miejsca na słabe strony, nawet jeśli jest ich więcej i pomijanie mocnych stron.
Etap 7 to rekomendacje rozwojowe. W tym momencie podsumowujemy kluczowe obszary do rozwoju i zachęcamy uczestnika do myślenia o konkretnych działaniach rozwojowych, które może wdrożyć w pracy. Warto pamiętać, że obszary do rozwoju to nie tylko słabe strony ale także mocne strony, które należy pielęgnować, wzmacniać i wykorzystywać w bieżącej pracy. Na tym etapie nie należy tych działań narzucać a raczej zachęcić do samodzielnego poszukiwania pomysłów i ewentualnie wspierać i udzielić rady – jeśli uczestnik jest nią zainteresowany.
Ostatni etap czyli podsumowanie warto pozostawić uczestnikowi. To moment w którym należy go zachęcić do sformułowania kluczowych wniosków i action planu. Pytania, które będą pomocne to: Co postrzegasz w tym momencie jak twój priorytet? Od czego zaczniesz? Jaki będzie twój pierwszy krok? Czego potrzebujesz? Z jakiego wsparcia chcesz skorzystać? Kto może cię wspierać? Podsumowanie jest zwieńczeniem rozmowy, a sformułowane wnioski i plan dalszych działań jej największą wartością.
