Zawód asesora w procesach oceny kompetencji – od czego zacząć?

Treścią pracy asesora jest obserwacja i ocena kompetencji uczestników sesji Assessment/Development Center. Wydaje się to proste na pierwszy rzut oka. Każdy z nas robi to na co dzień. Obserwacja i ocena zachowania innych ludzi jest normalną funkcją naszego umysłu, choć czasami nawet nie zdajemy sobie sprawy, że to robimy. Cóż więc może być trudnego w pracy asesora?  Dopiero zagłębiając się w temat widzimy, z czym tak naprawdę się to wiąże.

Bycie profesjonalnym asesorem wymaga gruntownego przeszkolenia oraz doświadczenia w realizacji sesji. Od czego więc zacząć, rozważając ten zawód lub przyjęcie takiej roli w organizacji. Na początek należy zrozumieć jakiego rodzaju zadania wykonuje asesor oraz jakich kompetencji one wymagają.

Asesor powinien mieć wystarczającą wiedzę biznesową, rozumieć procesy w organizacji, znać standardy i dobre praktyki zarządzania, znać specyfikę branży uczestników, znać i rozumieć wymagania związane z poszczególnymi poziomami zarządzania w organizacjach o różnej wielkości.

Zadania asesora można podzielić pod kątem stopnia zaangażowania przed sesją oceny, podczas sesji oceny i po jej zakończeniu.

Przed sesją oceny asesor zapoznaje się z:

• badanymi kompetencjami i ich wskaźnikami behawioralnymi,
• scenariuszami ćwiczeń, instrukcjami dla uczestnika oraz asesora/aktora,
• skalą oceny i macierzą kompetencji w ćwiczeniach,
• harmonogramem sesji,
• wzorem raportu.

To przygotowanie się jest bardzo istotne z punktu widzenia rzetelności całego procesu. Na tym etapie wymagana jest uważność, dobra pamięć, umiejętności analizy i syntezy informacji. Na przygotowanie do sesji asesor powinien zarezerwować, w zależności od stopnia złożoności projektu około 1 – 2 godziny.

Podczas sesji oceny do zadań asesora należy:

• obserwacja uczestnika podczas realizacji ćwiczeń,
• prowadzenie szczegółowych notatek w trakcie obserwacji,
• wypełnienia arkusza obserwacyjnego po ćwiczeniu oraz wystawienie ocen z kompetencji,
• udział w dyskusji asesorów.

Warto zaznaczyć, że dzień pracy asesora jest bardzo długi, ponieważ po 8-godzinnej sesji obserwacji uczestników odbywa się jeszcze dyskusja asesorów, która w zależności od liczby uczestników i ćwiczeń może trwać nawet do czterech godzin. Wymaga to od asesora wytrzymałości i zdolności utrzymania skupienia przez długi czas. Konieczne jest odpowiednie zarządzanie czasem i własną energią, umiejętność mobilizacji w presji czasu, silna orientacja na cel i rezultat, koncentracja na faktach. Dodatkowo, wymagany jest szereg kompetencji związanym z prowadzeniem obserwacji, dokonywaniem ich zapisu oraz znajomość zasad dokonywania oceny i wiedza o błędach w ocenie, a także umiejętności analityczne. Ponadto, asesor uczestniczy często w scenkach, podgrywając role zgodnie ze scenariuszem. Musi więc posiadać zdolności aktorskie, umieć wczuć się w rolę i jednocześnie znać zasady związane z podgrywaniem w ćwiczeniach w sposób profesjonalny i efektywny dla procesu oceny. Podczas dyskusji asesorów konieczne są dodatkowo takie kompetencje jak umiejętność merytorycznej argumentacji, współpraca, orientacja na rezultat, dociekliwość i wnikliwość, uważność, myślenie analityczne i wyciąganie wniosków, umiejętność syntezy informacji.

Po sesji oceny do zadań asesora należy:

• analiza arkuszy obserwacyjnych i notatek oraz sporządzenie raportów indywidualnych,
• często sporządzenie w ramach raportu rekomendacji rozwojowych, zwłaszcza w projektach Development Center,
• udzielenie uczestnikom informacji zwrotnej w kontakcie bezpośrednim, telefonicznie lub w formie video rozmowy.

Na tym etapie, w kontekście sporządzenia raportu konieczne są umiejętności analityczne i syntetyczne, umiejętność agregowania danych i wyciągania wniosków, lekkość w pisaniu i posługiwaniu się „językiem kompetencji”, znajomość różnych rodzajów działań rozwojowych, umiejętność określania celów rozwojowych, znajomość narzędzi wspierających rozwój kompetencji, lektur, itp. Z kolei udzielanie informacji zwrotnych wymaga szeregu kompetencji interpersonalnych, które pozwolą zbudować partnerską relację, radzić sobie z oporem i obiekcjami, wywierać konstruktywny wpływ, motywować, inspirować, wspierać. Kluczowa jest tu komunikatywność, zarówno budowanie zrozumiałego i dopasowanego do rozmówcy przekazu, jak też umiejętność słuchania i podążania za potrzebami rozmówcy z jednoczesną koncentracją na celu rozmowy.

Podejmując decyzję o tym, czy chce się zostać asesorem należy więc zastanowić się czy zadania, związane z tą rolą, będą dla danej osoby atrakcyjne i czy posiada ona bazowe predyspozycje psychologiczne i kompetencje „miękkie”, wymagane w tym zawodzie/roli.

Podsumowując najważniejsze cechy i umiejętności asesora należy wskazać, poza wiedzą merytoryczną,:

• sumienność,
• rzetelność,
• wytrzymałość,
• myślenie analityczne,
• umiejętność syntezy informacji,
• uważność,
• zmysł obserwacji,
• orientację na rezultat,
• planowanie i organizowanie pracy,
• „lekkość pióra”,
• komunikatywność,
• umiejętność budowania relacji z osobami na różnych szczeblach organizacji i pewność siebie w relacjach interpersonalnych,
• umiejętność argumentowania,
• umiejętność słuchania.